واحد بایگانی پزشکی
بایگانی پزشکی واحدی است که امر سازمان‌دهی، ذخیرهسازی و بازیابی اطلاعات بهداشتی و درمانی را انجام میدهد. مجموعهای از اطلاعات ذخیره‌شده بر اساس نوع سند و مدارک ویژه برای مدت‌زمان معین به همراه نام، شماره برای شناسایی و بازیابی آنها میباشد.
پروندههای پزشکی نقش حیاتی در سیستم مراقبتهای بهداشتی و درمانی ایفا میکنند. بایگانی صحیح اطلاعات مربوط به بیماران تنها شیوهای است که به‌وسیله آن، یک مرکز خدمات بهداشتی و درمانی میتواند به شکلی کارآمد به اطلاعاتی که برای مراقبت بیمار ضروری است، دست یابد. احتمال بروز دعاوی قانونی ایجاب میکند که هر مرکز مراقبت بهداشتی و درمانی یک سیسم کارآمد داشته باشد و افراد متخصص امر بایگانی و بازیابی را انجام دهند.
اهداف ویژه بایگانی پزشکی:
- مرتب نمودن اوراق پروندههای پزشکی به ترتیب شماره استاندارد.
- کنترل شماره پروندههای داده‌شده به بیماران از واحد پذیرش.
- نظارت و کنترل بر ورود و خروج پروندهها.
- پیگیری و کنترل تعداد پروندههای تشکیل‌شده با تعداد پروندههای تحویلی از واحد ترخیص.
- مشخص شدن وضعیت پرونده در هر مرحله از چرخه سیر پرونده.
- امحاء پروندهها منطبق با مدت‌زمان قانونی و خلاصهبرداری از پروندهها.
- کنترل کمی و کیفی پروندهها و ممانعت از نقص مستندسازی پروندهها.
بايگاني پزشكي :
- پرونده‌هاي پزشكي از واحد ترخيص تحویل گرفته می‌شوند و تاريخ ورود آنها در دفتر بايگاني ثبت می شوند.پروندهها در پوشه قرارگرفته و شماره‌گذاری می‌شوند؛رنگ پوشه‌ها با توجه به رقم سوم از سمت راست انتخاب می‌گردد.
- اوراق پرونده مطابق استاندارد به ترتيب شماره‌های موجود در برگ‌ها تنظیم‌شده و مشخصات پرونده روي پوشه ثبت می‌گردند. پرونده به واحد كدگذاري تحويل داده‌شده و بعد از کدگذاری دستی کد در برنامه HIS ثبت می‌گردد.سپس از نظر نواقصات پرونده بازبيني و کنترل‌شده، در صورت ناقص بودن به واحدها جهت رفع نقص پرونده اطلاع داده می‌شود.مسئولین بایگانی هنگام خارج کردن پروندهها از قفسه کارت جایگزین به‌جای آنها قرار می‌دهند.
- بعد از خروج پرونده مورد نظر به عنوان پرونده درخواست شده در سیستم ثبت می‌شود، این کار باعث ساده شدن پیگیری‌های بعدی جهت برگرداندن پرونده می‌گردد. پاسخ به مكاتبات و نامه هاي رسيده و واگذاري اطلاعات مطابق بخشنامه و پاسخ به درخواست پرونده از بايگاني به واحدهاي مختلف و يا پژوهشگران از وظایف این بخش میباشد. كنترل نهايي پرونده از نظر كمي و كيفي و بايگاني پرونده در قفسه مربوطه (با استفاده از شماره وسط) توسط این بخش انجام می‌گیرد. مدت زمان نگهداري قانوني پرونده مطابق با بخشنامه‌های موجود و اقدام به امحا پروندهها و تهيه خلاصه پرونده (برگ پذيرش و خلاصه ترخيص ،برگ خلاصه پرونده ، برگ بيهوشي ، برگ گزارش عمل جراحي ، برگ دستورات پزشك )، جدا نمودن اوراق قابل امحاء از اوراقي كه بايد نگهداري شوند، انجام می‌گیرد.